1. Höflichkeit ist Trumpf.
Eine freundliche Anrede und eine nette Grußformel sollten in keiner Mail fehlen! Anstatt dem üblichen „Mit freundlichen Grüßen' vermitteln Sie mit einer „Herzliche…, Schöne…, Beste…, Viele Grüße'- Formel dem Empfänger eine Wertschätzung. Ein „Hallo, Herr…' oder „Hallo, Frau…' wirken persönlicher, vorausgesetzt, man ist mit der/dem EmpfängerIn vertraut.
Beim ersten Mail-Kontakt mit einer nicht persönlich bekannten Person ist eine solche Anrede nicht angebracht und kann als respektlos verstanden werden – die Anreden 'sehr geehrte Frau…' oder 'sehr geehrter Herr…' zeigen Wertschätzung.
2. Ein aussagekräftiger Betreff!
Von einer aussagefähigen Betreffzeile in der Mail ist es oft abhängig, ob und wann sie gelesen/beantwortet wird. Außerdem erleichtert der Betreff dem Empfänger, eine einmal abgelegte Mail schnell wieder zu finden.
3. Alles in Groß-/Kleinbuchstaben - ein absolutes T A B U !
Mails verfasst man am besten in der gewohnten Schreibweise (Groß- und Kleinschreibung). Werden ausschließlich Großbuchstaben verwendet wird dies im Internet-Briefverkehr leicht als '
Schreien' aufgefasst.
Mails in Kleinbuchstaben wirken nachlässig, sind nur schwer lesbar, vermitteln dem Empfänger Zeitnotstand, unterschwellig auch geringere Wertschätzung.
4. CC-/BCC-Funktion mit Vorsicht nutzen!
Viele Personen/Konferenzen auf den CC-/BCC-Verteiler zu setzen ist genau abzuwägen, da jeder Adressat mit dem Öffnen der Mail Zeit investieren muss.
5. Lange E-Mails vermeiden!
Mit Text „vollgepumpte' Mails sollten vermieden werden, da die Mail eine
schnelle Nachricht sein soll.
6. Keine HTML-Mails versenden!
Versenden Sie nach Möglichkeit die Mails im 'Nur-Text-Format' und nur in Ausnahmefällen als 'HTML-Mail' (kann in den Voreinstellungen des Mail-Programms eingestellt werden). HTML-Mails können zwar bunt gestaltet, mit integrierten Graphiken und in jeder beliebigen Schriftart versendet werden, verursachen aber bei einigen älteren Mail-Programmen Probleme beim Empfangen. Im schlimmsten Fall kann der Empfänger / die Empfängerin Ihre Mail nicht lesen! HTML-Mails haben als weiteren Nachteil eine höhere Dateigröße als 'Nur-Text'-codierte Mails.
7. Mailanhänge (Attachments)
Generell kann jede beliebige Dateiart an eine Mail angehängt werden (Text, Bild, Ton, usw.). Man sollte aber unbedingt die Größe der angehängten Datei beachten, damit das Verschicken und Abrufen nicht unnötig Zeit und damit auch Geld kostet!
Bei eingehenden Mails mit Attachment von unbekannten Empfängern ist äußerste Vorsicht geboten! Bestehen diese Anhänge aus ausführbaren Dateien (*.exe, *.bat) oder auch Word-Dokumenten mit Makros (*.doc) können darin Computer-Viren oder so genannte Trojaner, die das Ausspionieren des Rechners ermöglichen, enthalten sein.
8. Dringend - nur wenn es dringend ist!
Die Kennzeichnung als „dringend' sollte nur in wirklich dringenden Fällen genutzt werden.
9. Signatur gehört unter jede Mail!
Zur Information und schnelleren Kontaktaufnahme gehören in die Signatur Daten wie Name, Adresse, Telefon- und Fax-Nummer, Mail- und Internetadresse.
10. Keine Kettenbriefe, Spendenaufrufe, Viruswarnungen etc.!
ins Netz setzen.
11. Ausschmücken?
Viele Mail-Programme bieten die Möglichkeit unterschiedlichster Formatierungen: Farben, Rahmen, Hintergrundfarbe etc. Darauf sollte im Geschäftsverkehr bewusst verzichtet werden.
12. Emotions ja / nein?
Emotions können eine Mail auflockern, sind aber nur angebracht, wenn man die/den EmpfängerIn gut kennt.
13. Rechtschreibung – Durchlesen vor Versand!
Eine Mail voller Fehler vermittelt Inkompetenz und Unzuverlässlichkeit.
14. Absätze wirken Wunder!
Sparen Sie nicht mit Absätzen in einer Mail. Absätze erhöhen die Übersichtlichkeit und somit die Leserlichkeit.
15. Vorsicht bei Automatischer Antwort!
Durch die Funktion „automatische Antwort' kann es zu Endlosschleifen in der Mailbox kommen, wenn die eigene automatische Antwort von einer anderen automatischen Antwort beantwortet wird….
© Margrit Wagner – 2010
PARITÄTisches Bildungswerk Rheinland-Pfalz/Saarland e.V.
Feldmannstraße 92, 66119 Saarbrücken
Tel. 0681-92660-24
